Rédiger un courrier professionnel doit suivre des étapes bien définies. Ces étapes sont simples et faciles à mettre en œuvre afin de bien rédiger le courrier. Un courrier professionnel doit comporter plusieurs indications ou informations nécessaires et importantes. Si vous désirez connaitre les différentes étapes de la rédaction d’un courrier professionnel, lisez cet article.

Commencer le courrier

Le début de votre lettre doit comprendre une présentation. Pour une bonne présentation du courrier, vous pouvez utiliser les caractères adaptés. Veillez bien à laisser une petite marge sur les différents côtés. Évitez de mettre des couleurs dans le texte en dehors du noir et du blanc.

 Vous pouvez utiliser un papier qui porte le logo de votre entreprise afin que votre lettre professionnelle soit plus officielle.

Mettez votre nom ou les informations concernant la localisation de votre société sur la lettre. Selon vos exigences ou celles de la société, vous pouvez saisir l’adresse à l’en-tête. Si la lettre commerciale est destinée à un autre pays pour le business, votre business letter doit comprendre le nom du pays avec des lettres majuscules. Sur votre lettre, mettez la date à laquelle vous avez rédigé la lettre, en haut au niveau de la droite. Les informations concernant le destinataire ou l’entreprise cible doivent se mettre à la droite sous la date. Avec une formule d’appel, exprimez vos respects pour votre cible selon votre statut suivi d’une virgule ou un deux-points.

Le corps du courrier

Pensez à rédiger vos lettres avec une grande précision afin de ne pas faire perdre son temps à votre lecteur. Surtout, commencez le corps avec un paragraphe. Évitez les transitions inutiles avec des paroles convaincantes. Le pronom personnel « vous » est utilisé pour désigner votre destinataire, n’oubliez pas de vous en servir au besoin, vous facilitez ainsi la communication avec la cible. Si vous rédigez la lettre au nom d’une organisation, utilisez le pronom « nous ». Pour que le destinataire du courrier comprenne votre message, vous devez être clair et précis à propos de l’objet de votre rédaction. Il faut aussi que votre lettre soit bien rédigée et structurée. Les plagiats ne sont pas autorisés dans la rédaction, votre position doit venir de vous-même et non d’une tierce personne. Le style professionnel est plus conseillé que le style grossier, c’est-à-dire que vous devez bien choisir les mots que vous employez dans la lettre. Mettez dans votre lettre, de la courtoisie afin de ne pas énerver votre destinataire. Il peut arriver que votre lettre professionnelle ne tienne pas sur la même page, dans ce cas continuez la lettre sur un autre papier avec le même en tête.

Terminer le courrier

Avec une formule de politesse, faites preuve de respect pour votre destinataire dans la conclusion de votre lettre. La lettre doit être ensuite signée en bas à la droite de votre page. Au cas où la lettre serait transmise par courriel ou par mail, pensez à numériser votre signature. Juste en bas de la signature, mettez votre nom et certains renseignements.

La touche finale

À la fin de la rédaction, corriger les fautes et les erreurs, ceci permet au destinataire de savoir que vous êtes une personne sérieuse. Relisez bien la lettre afin d’être sûr de ce que vous avez écrit et de vos objectifs. Si la lettre comporte plusieurs pages, prenez garde à ne pas les agrafer entre elles.